English version below
Die Nutzung von BigBlueButton ist für Beschäftigte nur für dienstliche Zwecke und für die Ausübung Ihrer Tätigkeit für OFFIS e.V. vorgesehen.
Mögliche Rollen in BigBlueButton
Innerhalb von BigBlueButton werden drei verschiedene Rollen unterschieden:
Diese Rollen können jederzeit neu verteilt werden, bitte achten Sie darauf, den teilnehmenden Personen nur die Rechte einzuräumen, die sie tatsächlich benötigen.
Einrichten von virtuellen Videokonferenzräume in BigBlueButton
Das Anlegen von Videokonferenzen, Online-Meetings oder Webinaren ist auf Beschäftigte des OFFIS beschränkt und erfordert eine Registrierung mit einem OFFIS-Account (Zugangskennung) und zugehörigem Passwort. Bitte schützen Sie diese Zugangsdaten und geben sie nicht an Dritte weiter. Die Bezeichnung eines Raumes darf keine personenbezogenen Daten beinhalten.
Konferenzräume können mittels Zugangscodes geschützt werden. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit, um zu verhindern, dass unberechtigte Teilnehmer und Teilnehmerinnen an Ihrer Konferenz teilnehmen. Bitte beachten Sie auch, dass Sie den Raum so einrichten, dass andere Personen nur nach Freigabe durch den Moderator den Raum betreten dürfen oder richten Sie den Raum passwortgeschützt ein.
Konferenzräume können nur genutzt werden, wenn der Organisator bzw. die Organisatorin die Konferenz gestartet hat. Bitte vermeiden Sie dauerhaft geöffnete Konferenzräume, um die Auslastung des Servers möglichst gering zu halten.
Bei größeren Videokonferenzen mit über 50 Teilnehmern bzw. Teilnehmerinnen halten Sie bitte Rücksprache mit servicedesk(at)offis.de.
Einladung externer Teilnehmer und Teilnehmerinnen
Externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen dürfen ausschließlich über einen Link, der von dem Organisator bzw. der Organisatorin der Videokonferenz an die teilnehmden Personen verschickt wird, zu einer Videokonferenz, ein Online-Meeting oder ein Webinar eingeladen werden. Das Generieren eines Einmal-Passworts ist bei einer Einladung externer Teilnehmer und Teilnehmerinnen zwingend erforderlich und stets zu beachten.
Bitte beachten Sie, dass BigBlueButton insbesondere für den internen Gebrauch gedacht ist und Externe nur in besonderen Ausnahmefällen eingeladen werden sollen, soweit dieses für die Projektarbeit erforderlich ist. Anderseits kann die Nutzbarkeit von BigBlueButton aufgrund der Auslastung des Dienstes erheblich eingeschränkt sein.
Einhaltung geltender Rechtsvorschriften
Nutzerinnen und Nutzer dürfen bei der Nutzung von BigBlueButton nicht gegen geltende Rechtsvorschriften verstoßen. Insbesondere haben Sie
Nutzerinnen und Nutzer können für eventuelle Schäden, die durch Verstöße gegen geltende Rechtsvorschriften haftbar gemacht werden.
Beschäftigte haben zudem die Bestimmungen der „Nutzung der OFFIS-Ressourcen“ zu beachten.
Datenschutz
Der Datenschutz ist bei der Nutzung von BigBlueButton stets zu beachten. Insbesondere der Organisator bzw. die Organisatorin einer Videokonferenzen hat bei der Nutzung von Daten die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Sie dürfen daher nur die für das jeweilige Szenario notwendigen personenbezogenen Daten verarbeiten und diese für keine anderen Zwecke verwenden. Sollten sie Ihren Bildschirm während einer virtuellen Koferenz teilen wollen, überlegen Sie, ob Sie vorher etwaige persönliche Informationen wie Icons auf dem Desktop, Browserverlauf bei der Sucheingabe oder Lesezeichen-Menüleisten ausblenden bzw. löschen möchten.
Nähere Informationen zum Datenschutz in BigBlueButton entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung und den Informationen gem. Art. 13 DSGVO.
Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungsfunktion ist im OFFIS derzeit deaktiviert.
Sollte sich dieses ändern, dürfen Sie Videokonferenzen nur dann aufzeichnen, wenn Sie als Organisator bzw. Organisatorin ausschließlich sich selbst aufzeichnen, d.h. sämtliche Kameras und Mikrofone der teilnehmenden Personen ausgeschaltet sind, oder wenn alle teilnehmenden Personen in die Aufzeichnung und den damit verbundenen Zweck explizit eingewilligt haben. Alle teilnehmednen Personen besitzen ein „Recht am eigenen Bild“ ebenso wie an den eigenen sprachlichen Äußerungen.
Allgemeine Nutzungshinweise
Ansprechpartner und Hilfe
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an:
Teilen Sie uns bitte kurz Ihr Problem mit, wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden! Bitte nennen Sie uns auch eine Telefonnummer, damit wir Sie bei Bedarf telefonisch erreichen können.
BigBlueButton is intended to be used by employees for official purposes only and for carrying out their duties for OFFIS e.V.
Possible roles in BigBlueButton:
Within BigBlueButton, we differentiate between three different roles:
These roles can be reassigned at any time. Please ensure you only give the participants the rights that they actually require.
Setting up virtual video conferencing rooms in BigBlueButton
The creation of video conferences, online meetings or webinars is restricted to OFFIS employees and requires registration with an OFFIS account (access identification) and the related password. Please keep this access data safe and do not pass it to third parties. The room designation must not contain any personal data.
Conference rooms can be protected using access codes. Please use this option to prevent unauthorised participants from joining your conference. Please also ensure that you set up the room so that other persons can only access once this has been approved by the moderator, or set up password protection for the room.
Conference rooms can only be used if the organiser has started the conference. Please avoid conference rooms which are permanently open to prevent the burden on the servers as much as possible.
For larger video conferences with over 50 participants, please consult servicedesk(at)offis.de.
Inviting external participants
External participants may only be invited to a video conference, online meeting or webinar via a link which was sent from the organiser of the video conference to the participants. You must generate a one-time password when inviting external participants, and this must always be observed.
Please be aware that BigBlueButton was designed in particular for internal use and that external parties should only be invited in exceptional circumstances if this is necessary for the project work. On the other hand, the usability of BigBlueButton can be significantly limited because of the utilisation of the system.
Complying with legal requirements
Users must not violate applicable legal regulations when using BigBlueButton. In particular, you must
Users can be made liable for any damage which is caused by violations against the applicable legal regulations.
Employees must also observe the “Use of OFFIS resources” provisions.
Data protection
Data protection must always be observed when using BigBlueButton. The organiser of a video conference in particular must observe the applicable data protection regulations when using data. For this reason, they may only process the personal data required for the respective scenario and must not use this for any other purposes. If you wish to share your screen during a virtual conference, think about whether you would like to remove or hide any personal information such as icons from your desktop, browser history when entering search terms or any bookmarks and menu bars.
You can find more information about data protection in BigBlueButton in our privacy policy and the information according to Art. 13 GDPR.
Recordings
The recording function is currently deactivated in OFFIS.
If this should change, you should only record video conferences if you, the organiser, are only recording yourself, meaning that all cameras and microphones of the participants are switched off, or if all participants have explicitly consented to the recording and its related purpose. All participants have the “Right to their own image”, as well as their own verbal expressions.
General information for use
Points of contact and help
In case of technical problems, please contact:
Please describe your problem briefly, we will get in touch with you as quickly as possible! Please also state a phone number that we use to reach you if necessary.